Microsoft Word Belgelerinizi Korumanın Yolları

Önemli bir Word belgesini kilitlemek mi istiyorsunuz? En hassas dosyalarınızı korumak için nasıl şifre ekleyeceğiniz, belgeleri nasıl salt okunur hale getireceğiniz ve diğer püf noktalarından yararlanacağınız aşağıda açıklanmıştır.

Microsoft Word'de hassas bilgileriniz varsa, belgenin güvenliğini sağlamak için adımlar atabilirsiniz. Belki sadece sizin ve belirli kişilerin okuyup düzenleyebildiğinden emin olmak istersiniz. Belki birilerinin yapabileceği değişiklik türlerini kısıtlamak istersiniz. Okuyuculara bunun belgenin son sürümü olduğundan emin olmak bile isteyebilirsiniz. Word'de hangi araçları kullanacağınızı biliyorsanız, tüm bunları ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

Microsoft Word'ün en son sürümleri, salt okunur mod, parola koruması, düzenleme kısıtlamaları ve dijital imzalar dahil olmak üzere belgelerinizin güvenliğini sağlamak için çeşitli seçenekler sunar. Ayrıca bir belgeyi son olarak işaretleyebilirsiniz, böylece insanlar onu son kaydettiğinizden bu yana değiştirilmediğini bilirler.

Bu seçenekler Word 2016, 2013 ve 2010'da çalışır, ancak bu kılavuz için Word'ün Microsoft 365 sürümünü kullanacağız. Bir belgeyi nihai ve salt okunur olarak işaretleme yeteneği, bu sürümde iki ayrı seçenektir, ancak Word'ün önceki sürümlerinde birleştirilmiştir.

Salt Okunur Modu

Bir belgeyi salt okunur hale getirerek hiç kimsenin düzenleyemeyeceğinden emin olabilirsiniz. Güvenlik seçeneklerinizi görüntülemek için Dosya> Bilgi> Belgeyi Koru öğesini açın. Belgeyi Koru menüsünden Her Zaman Salt Okunur Aç'ı seçin. Şimdi belgeyi kaydedin, kapatın ve ardından yeniden açın.

Word, değişiklik yapmanız gerekmedikçe, yazarın bunu salt okunur olarak açmanızı isteyeceği bir mesajı yanıp söner. Belgeyi salt okunur modda açmak için Evet'i tıklayın. Elbette, herkes hayır diyebilir ve belgeyi düzenleme modunda açabilir. Amaç, istenmeyen değişiklikler yapma olasılığını azaltmak için kişilerin belgeyi salt okunur olarak açmalarını kolaylaştırmaktır.

Salt okunur kısıtlamasını kaldırmak için, belgeyi düzenleme modunda açın. Dosya menüsünü tıklayın, Bilgi> Belgeyi Koru> Her Zaman Salt Okunur'a gidin.

Parola ile Şifreleme

Dosya> Bilgi> Belgeyi Koru seçeneğine gidip Parola ile Şifrele seçeneğini belirleyerek bir belgeyi parolayla şifreleyebilirsiniz. Word, belge için bir parola oluşturmanızı isteyecektir. Karmaşık ama akılda kalıcı bir şifre kullandığınızdan emin olun, çünkü unutursanız kodu geri almanın veya sıfırlamanın bir yolu yoktur.

Şimdi belgeyi kaydedin, kapatın ve yeniden açın; Word sizden (ve başkalarından) belgeye erişmek için bir parola girmenizi isteyecektir.

Parolayı kaldırmak için, Dosya menüsünü tıklayın, Bilgi'ye gidin ve Belgeyi Koru'yu seçin, ardından Parola ile Şifrele'yi tıklayın. Gizlenmiş parolayı silebileceğiniz bir açılır pencere görünecek, ardından Tamam'a tıklayın. Belgeyi yeniden kaydedin ve kapatın; bir sonraki açışınızda sizden şifre istenmez.

Biçim Düzenlemeyi Kısıtla

Belgenizin düzenlenebileceği yolları sınırlayabilirsiniz. Dosya> Bilgi> Belgeyi Koru'ya tıklayın ve Düzenlemeyi Kısıtla'yı seçin. Belgeniz daha sonra, biçimlendirme ve düzenleme kısıtlamaları için belgenin sağ tarafında bir Düzenlemeyi Kısıtla bölmesi görüntüler. Burada, insanlara belgenizi okuma izni verebilir, hangi bölümleri düzenleyebileceklerini seçebilir ve nasıl yapacaklarını seçebilirsiniz.

Kişilerin belgenizin biçimlendirmesini değiştirmesini önlemek için "Biçimlendirmeyi bir dizi stille sınırlandır" ın yanındaki kutuyu işaretleyin. Varsayılan olarak izin verilen tüm stil değişikliklerini gösteren bir Biçimlendirme Kısıtlamaları açılır penceresi açmak için Ayarlar'ı tıklayın. Bunu olduğu gibi tutabilir, Önerilen Minimum olarak değiştirebilir veya Yok olarak değiştirebilirsiniz. Hangi ayarı seçeceğinizden emin değilseniz, Önerilen Minimum'u seçin.

Otomatik Biçimlendirme'nin biçimlendirme kısıtlamalarını geçersiz kılmasına izin vermek, temaları veya şemaları değiştirme yeteneğini engellemek ve Hızlı Stil Kümeleri arasında geçiş yapma özelliğini engellemek için Biçimlendirme altındaki üç seçenekten herhangi birini de işaretleyebilirsiniz. Emin değilseniz, bu üç ayarı işaretlemeyin. Biçimlendirme Kısıtlamaları penceresini kapatmak için Tamam'a tıklayın.

İçerik Düzenlemeyi Kısıtla

Okuyucuların belgedeki içeriği nasıl değiştirebileceğini ayarlamak için Düzenleme Kısıtlamaları altında, "Belgede yalnızca bu tür düzenlemeye izin ver" seçeneğinin yanındaki kutuyu işaretleyin. Dört seçenek arasından seçim yapmak için alttaki açılır menüyü tıklayın:

İzlenen değişiklikler, belgedeki Değişiklikleri İzle özelliğini açar ve diğer tüm düzenleme türlerini kısıtlar.

Yorumlar, okuyucuların herhangi bir değişiklik yapmadan belgenize yorum eklemesine olanak tanır.

Formların doldurulması, okuyucuların sizin oluşturduğunuz formları doldurmasına izin verir ancak formların içeriğini değiştirmez.

Hiçbir değişiklik (Salt okunur), belgenizi salt okunur moda geçirir, böylece hiçbir değişiklik yapılamaz.

İstisnaları Düzenleme

Yorumlar veya Değişiklik yok (Salt okunur) seçeneğini işaretlerseniz, kişilerin belgenizin belirli bölümlerini düzenleyebilmesi için istisnalar oluşturabilirsiniz. İstisnalar bölümünde, Herkes kutusunu işaretleyin ve belgenin düzenlenebilir olmasını istediğiniz herhangi bir bölümünü seçin.

Korumayı Zorunlu Kıl

Her şey ayarlandıktan sonra, "Evet, Korumayı Zorlamayı Başlat" ı tıklayın, ardından bir şifre yazıp yeniden yazın ve Tamam'ı tıklayın. Belgeyi kaydedin, kapatın, ardından üst şeritteki düzenleme kontrollerinin griye döndüğünü görmek için yeniden açın. Belgenin belirli bölümlerinde düzenlemeye izin verdiyseniz, o alana tıklayın ve kontroller yeniden erişilebilir hale gelir.

Korumayı kapatmak için, Gözden Geçir sekmesine tıklayın ve Düzenlemeyi Kısıtla simgesine tıklayın. Düzenlemeyi Kısıtla bölmesinin altındaki Korumayı Durdur düğmesini tıklayın, ardından parolayı girin ve Tamam'ı tıklayın. Bölmede görünen Biçimlendirme ve Düzenleme kısıtlamaları seçeneklerinin işaretini kaldırın.

Dijital İmza Ekle

Belgenizi dijital bir imzayla korumak için Dosya> Bilgi> Belgeyi Koru öğesini açın ve Dijital İmza Ekle'yi seçin. Bu, belgenizi okuyan kişilere, sizin ve başka kimsenin imzalamadığını söyleyerek, onu gözden geçirip kaydeden son kişi olduğunuzu belirtir.

Dijital imza oluşturmak için bir imza sertifikasına ihtiyacınız olacaktır. Bunu ilk kez yaptığınızda, Word dijital bir imza oluşturmak isteyip istemediğinizi soran bir mesaj yanıp söner. Evet'e tıkladığınızda bir Microsoft destek sayfası açılır ve dijital bir kimlik bulmanıza yardımcı olur. Dijital kimlik almak için çeşitli sağlayıcıların bağlantılarını deneyin. Ardından, "Office dosyalarına dijital imza ekle veya kaldır" bağlantısını tıklayın. Nasıl dijital imza ekleyeceğinizi öğrenmek için sayfayı aşağı kaydırın.

Dijital kimliği aldıktan sonra, Belgeyi Koru düğmesine geri dönün ve tekrar Dijital İmza Ekle'yi tıklayın. Gerekli alanları doldurun ve İmzala düğmesini tıklayın. Dijital imzayı onaylamanız ve ardından Tamam'a tıklamanız istenebilir.

Belgeniz artık dijital olarak imzalanmış ve salt okunur hale getirilmiştir. Word, belgenin imzalandığını ve nihai olarak işaretlendiğini ve herhangi biri onu kurcalarsa imzaların geçersiz hale geldiğini açıklar. Belgeyi açan herkes dijital imzanızın bildirimini görecektir.

"Son" Olarak İşaretle

Son Olarak İşaretle

Dijital imza kullanmak yerine, daha resmi olmayan bir şekilde belgeyi nihai olarak işaretleyebilirsiniz. Dosya> Bilgi> Belgeyi Koru öğesini açın ve Son Olarak İşaretle'yi seçin. Word, belgenin artık son halini aldığını ve kaydedileceğini size bildirecektir. Bir belgeyi Son olarak işaretleyerek, yazma, düzenleme ve prova yeteneklerini devre dışı bırakırsınız ve herhangi bir okuyucuya belgenin sonlandırıldığına dair bir mesaj görüntülenir.

Bir kişi belgeyi açtığında, ekranın üst kısmında kendisine dosyanın durumu hakkında bilgi veren bir mesaj görecektir. Bununla birlikte, okuyucu Yine de Düzenle düğmesini tıklarsa belgede değişiklik yapabilir. Bu düğmeye tıklandığında, belgeyi düzenleyip yeniden kaydedebilirler.

Bu seçeneğin nihai amacı, kimsenin belgeyi düzenlemesini engellemek değil, okuyuculara bunun önerilen son sürüm olduğunu söylemektir. Birisi yine de belgeyi daha fazla düzenlemek isterse, eylemleri kaydedilecektir. Bir belge Son olarak işaretlendiğinde ve ardından yeniden düzenlendiğinde, onu kilitleyen orijinal kişi yazar olarak gösterilmeye devam ederken, diğer kişi belgeyi en son değiştiren kişi olarak kaydedilir.

Microsoft Word Belgelerinizi Korumanın Yolları

Salt Okunur Modu

Parola ile Şifreleme

Biçim Düzenlemeyi Kısıtla

İçerik Düzenlemeyi Kısıtla