Kısa ve Uzun Vadede Daha Üretken ve Verimli Olmak İçin 11 İpucu

En üretken saatlerinizi koruyun, dikkat dağıtıcı şeyleri başlamadan önce engelleyin ve bu işaretçilerle verimlilik sanatında ustalaşın.

Zamanınızdan en iyi şekilde yararlanmayı istemek normaldir. Üretkenliğe takıntılı bir kültürde yaşıyoruz ve daha verimli bir yaşam hayal ettiği için kimseyi suçlamak zor. Neden daha üretken olmak istediğinizi akılda tutmanın önemli olduğunu düşünüyorum. Örneğin, bazı insanlar eve gittiklerinde her şeyi geride bırakabilmek için işlerini çabucak bitirmek isterler. Diğerleri, faturaları ödemek için yeterli para kazanmak ister, ancak yaratıcı bir şekilde yazmak, yeni bir iş kurmak veya aile ile vakit geçirmek gibi başka bir tutkunun peşinden gitmek için yeterli zaman ve enerjiden tasarruf etmek ister.

Üretken olmak, sahip olduğunuz zamandan en iyi şekilde yararlanmakla ilgilidir. Sadece çalışma amacı için olmak zorunda değildir ve olmamalıdır.

Zaman yönetimi uzmanı ve yazar Laura Vanderkam, I Know How adlı kitabında, "Bir haftada 168 saat vardır. Eğer 50 saat çalışıp 8 saat uyursanız (haftada toplam 56 saat), bu 62 saat başka şeyler için kalır" diye yazıyor. Zaman orada. Her şey onu nasıl kullandığınızla ilgili.

Bu 11 ipucu, hem kısa vadede hem de uzun vadede verimliliğinizi artıracaktır.

1. Zamanınızı İzleyin

Vaktini nasıl geçirdiğini biliyor musun? Bilmiyorsan, bundan daha fazlasını nasıl elde etmeyi umuyorsunuz?

Zamanınızı en az iki hafta takip ederek başlayın. Neden iki hafta? İlk haftada ne yaptığınızın bilincinde olacaksınız ve çarpık sonuçlar alacaksınız. İkinci hafta size daha doğru bir temsil verecektir.

Zamanı izlemek için üç temel yöntem vardır ve bunları birazdan özetleyeceğim. Ancak bundan önce, zaman takibinin dakikaya kadar doğru olması gerekmediğini bilmelisiniz. İşe ne zaman başlayıp bıraktığınızı, ne zaman mola verdiğinizi, yemek saatlerinizi, ev işlerine ne kadar zaman ayırdığınızı ve boş zamanlarınızı ve benzeri şeyleri kabaca izleyin.

Zaman takibi için üç ana yöntem şunlardır:

zaman tahminleri

zaman günlükleri

ve otomatik uygulamalar.

Zaman tahminleri bir geriye bakma yöntemi kullanır. Haftanın sonunda, ne yaptığınızı düşünür ve her bir etkinliğin ne kadar zaman aldığını tahmin edersiniz. Sonra o saatleri sınıflandırır ve size mantıklı gelen şekilde hesaplarsınız. Zaman tahminleri genellikle yanlıştır, çünkü yalnızca öznel olarak hatırladığınızı ve genellikle olaydan günler sonra yazarsınız.

İkinci yöntem olan bir zaman kaydı tutmak daha doğrudur. 15 dakikalık veya 30 dakikalık artışları gösteren günlük bir zaman çizelgesi doldurursunuz. Yani sabah 8:00-8:30 arasında kabaca ne yapıyordunuz? Zaman günlüğünüzü gün boyunca doldurmak en iyisidir, ancak bunu günün sonunda da yapabilirsiniz. Zamanı en iyi nasıl sınıflandıracağınıza siz karar verirsiniz ve sizin için en mantıklısı bu olur.

Otomatik uygulamaları kullanan son yöntem en doğrudur, ancak bu uygulamalar yakaladıklarıyla sınırlıdır. Örneğin, bir bilgisayarda zamanınızı nasıl harcadığınızı yakalamakta mükemmeller, ancak başka her yerde değil. Yalnızca bir bilgisayarın önündeyken üretkenliğinizle ilgileniyorsanız, bu uygulamalar inanılmaz derecede kullanışlıdır. Bu amaç için en sevdiğim uygulama RescueTime. Hangi programları kullandığınızı ve hangi siteleri ziyaret ettiğinizi takip eder ve bunları otomatik olarak sınıflandırır, hangilerini ayarlayabilir ve özelleştirebilirsiniz.

Zamanınızı gerçekte nasıl harcadığınızı gözden geçirerek neyi değiştirmek istediğinizi daha net görebilirsiniz.

Birden fazla yöntem kullanabilirsiniz. Örneğin bir uygulama ve bir zaman kaydı kullanmanızı öneririm. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, en önemli adım, zamanınızı nasıl geçirdiğinizi gözden geçirmek ve bu şekilde geçirmek isteyip istemediğinizi düşünmektir. Olmasaydım dediğiniz şekillerde mi zaman geçiriyorsunuz? Boş zamanınızı önemli hissetmemek için parçalara mı ayırıyorsunuz? Zamanınızı gerçekte nasıl harcadığınızı gözden geçirerek neyi değiştirmek istediğinizi daha net görebilirsiniz.

2. Yapılacaklar Listesi Tutun

Bir yapılacaklar listesi yazın ve nasıl iyi, verimli bir yapılacaklar listesi yapılacağına dair bazı ipuçlarını öğrenin. Her girişi somut ve uygulanabilir hale getirin. Tamamlanması birkaç gün süren görevleri değil, yalnızca belirli bir günde yapılacak şeyleri yazın. Listeniz o gün için fazla iddialı göründüğünde, en önemli görevleri saklayın ve diğer her şeyi başka bir güne itin. Bir kerede çok fazla almaya çalışmayın.

Yapılacaklar listesi uygulamaları bir düzine paradır, bu yüzden beğendiğiniz birini seçin. Ve görünüşünü beğenmediyseniz bir uygulamayı reddetmekten korkmayın! Tasarım önemlidir. Görünüşünden nefret ediyorsanız, yapılacaklar listenize bakmaktan içersiniz ve bu iyi değil.

3. İlk İş Takviminizi ve Yapılacaklar Listenizi İnceleyin

Takvimde olduğunu tamamen unuttuğunuz bir toplantının tüm gününüzü ele geçirmesi tam bir üretkenlik kabusu. Bunun olmasına izin verme.

Her sabah ilk iş takviminize ve yapılacaklar listenize bakın. İlk fincan kahve ile oturmak veya iş e-postanıza giriş yapmadan hemen önce oturmak gibi başka bir alışkanlıkla aynı anda yaparak bunu bir alışkanlık haline getirmeye çalışın.

Takviminizi ve yapılacaklar listenizi gözden geçirmeniz bir dakikadan az sürer ve daha sonra rotadan sapmanızı engeller. Todoist (aşağıda gösterilmiştir) dahil olmak üzere en iyi yapılacaklar listesi uygulamalarının, yalnızca bugün ne yapmaya atadığınızı gösteren özel bir görünümü vardır.

4. En Verimli Saatlerinizi Koruyun

Başarılı bir yaratıcı kişiye, film senaryoları yazmak, portreler yapmak, müzik çalmak veya başardıkları her türlü çabayı nasıl bulduklarını sorun, size büyük olasılıkla sandalyeye oturun kuralını söyleyeceklerdir: Kıçınızı sokarak başlayın. sandalye.

Tabii ki oturmak kadar basit değil. Zamanlama da önemli. Çoğu insan için günün en verimli kısmı sabahtır - uyandıktan hemen sonra değil, genellikle öğle yemeğinden önce. Bu saatleri en önemli iş için kullanın! O zaman toplantı planlamayın. E-postayı kontrol etmeyin. Sosyal medyaya takılmayın. Tersine, eğer bir gece kuşuysanız, geç saatlerinizi de aynı şekilde koruyun. Sonra kıçını sandalyeye koy.

5. Kendinizi Düzenli Olarak Kontrol Edin

"Bugün yapacağımı söylediğim şeyi yapıyor muyum?" Üretken insanlar kendilerini düzenli olarak kontrol ederler. Böylece yolda kalırlar. İşte düzenli olarak check-in yaptırmanın birkaç yolu.

İş yerinde, iş arkadaşlarınıza veya patronunuza her gün için niyetinizin ne olduğunu söyleyin. Ne yapılmasını bekliyorsun? İlk önce ne üzerinde çalışacaksın? Belki de Slack'te veya kullandığınız herhangi bir takım mesajlaşma uygulamasında yazabilirseniz en iyisidir. Ardından, odaklanmadığınızı ve ertelediğinizi fark ettiğinizde, günlük mesajınıza geri dönün ve kontrol edin: Ne yapacağımı söylemiştim? Şimdi kendinizi yeniden hizalayın ve bu görevlerden birini yapın.

Yalnız çalışıyorsanız, sadece bugün için yapmayı düşündüğünüzü yazın ve gün içinde başvurabilmeniz için elinizin altında bulundurun. (Bir sonraki ipucunda, aynı şeyi daha da ayrıntılı bir şekilde yapmaktan bahsediyorum.) Yazdıklarınız, yapılacaklar listenizdekilerden farklı olabilir ve bu başlı başına iyi bir check-in. Neden farklılar? Ne sıraya girmiyor?

Düzenli olarak check-in yapmanın başka bir yolu da bilgisayarınızın tarih ve saat tercihlerini saati saate göre duyuracak şekilde ayarlamaktır. Her olduğunda, kendiniz kontrol edin. Hala görevde misin? Mola vermen gerekiyor mu?

6. Domates Açısından Düşünün

Pomodoro Tekniğini duydunuz mu? Bu, yaklaşık 25 dakika boyunca (çalışma oturumu olarak adlandırılır) özenle ve kesintisiz bir şekilde çalışmanızı ve ardından yaklaşık 3 ila 5 dakikalık kısa bir mola vermenizi sağlayan bir üretkenlik numarasıdır. Döngüyü tekrarlıyorsunuz ve 4 döngüden sonra daha uzun bir ara veriyorsunuz. Adını, çalışma oturumlarını ve aralarını zamanlamak için domates şeklindeki bir mutfak zamanlayıcısını nasıl kullandığını açıkladığı Pomodoro Tekniği(Opens in a new window) adlı bir kitap yazan Francesco Cirillo'dan alıyor; pomodoro, domates için İtalyancadır.

Bu tekniğin en önemli kısmı, başlamadan önce yaptığınız şeydir: Çalışma seansınız sırasında ne üzerinde çalışacağınızı yazarsınız. Bunu sadece kafanızda düşünmeden yazmanızı şiddetle tavsiye ederim. Bu tekniğin başarılı olması için, her çalışma seansına yönelik niyetiniz konusunda çok net olmalısınız.

Pomodoro Tekniğini kullanmak için mutfak zamanlayıcısına ihtiyacınız yok. Bunun yerine, Cirillo'nun kendisi (yukarıda gösterilmektedir) tarafından sunulan web uygulaması zamanlayıcısını veya bir eklentiyi kullanabilirsiniz, benim favorim Sıkı İş Akışı. Eklentileri benzersiz bir şekilde faydalı kılan şey, çoğunun çalışma aşamalarınız sırasında sizi dikkat dağıtıcı sitelerden uzak tutabilmesidir.

7. Dikkat Dağınıklıkları Önleyici Bir Şekilde Engelleyin

İster sosyal medya ister haber olsun, web siteleri tarafından kolayca dikkatinizin dağıldığını biliyorsanız, üretken olmaya çalışırken proaktif olarak bu sitelere erişmenizi engelleyebilirsiniz.

Stayfocusd adlı bir Chrome uzantısı, çalışmanız gerektiğinde dikkat dağıtıcı siteleri ziyaret etmenizi engeller ve Strict Workflow'un aksine, Stayfocusd, hafta içi her gün 9:00 - 5:00 gibi belirlediğiniz herhangi bir saatte sizi dışarıda tutar. Çalışmanız veya ders çalışmanız gerektiğinde sizi Twitter'da gezinmekten veya Reddit'e kapılmaktan alıkoyabilir veya Facebook'ta geçirdiğiniz zamanı günde 30 dakika ile sınırlayabilir, ne istersen. Sadece sizi en çok cezbeden alanları söyleyin ve programınızı ayarlayın.

8. Kendinizi Mola Vermeye Zorlayın

Molaların önemini asla küçümsemeyin. Mola vermek uyumak gibidir; birini yaparken üretken değilsiniz, ancak her ikisi de uzun vadede üretken kalmak için çok önemlidir. Uygun molalar vermeden çok uzun süre çalışırsanız, daha çabuk tükenirsiniz veya kendinize zarar verme riskiyle karşı karşıya kalırsınız ve genel olarak çok daha az üretken olursunuz.

Time Out Free, belirlediğiniz aralıklarla sizi tüm bilgisayarınızın dışında tutan bir Mac uygulamasıdır. Windows ve Linux kullanıcıları, alternatif olarak ücretsiz Work Rave'i deneyebilir. Çalışırken çok su içmek, böylece daha sık kalkmak ve banyo molası vermek zorunda kalmak gibi, kendinize mola vermeyi hatırlatmanın başka birçok yolu vardır. Fitness takipçisi veya akıllı saati olan herkes, uzun süredir hareketsiz oturuyorsanız saatin titremesine neden olan hareket hatırlatıcılarını etkinleştirmeyi deneyebilir.

9. Üretkenliğiniz ve Yaratıcılığınız İçin Daha Fazla Hareket Edin

Bazı molalar kısa olmalıdır, böylece hızlı bir şekilde çalışmaya geri dönebilirsiniz. Ancak günde en az bir mola, sandalyenizden kalkmayı ve bir süre hareket etmeyi içermelidir. Uzun süre oturmak hem üretkenliğiniz hem de fiziksel sağlığınız için kötüdür. Yürümek çoğu insan için en basit seçenektir, ancak yürüyemiyorsanız, yaklaşık 20 dakika sürdürebileceğiniz düşük etkili herhangi bir fiziksel aktivite yapmalıdır.

Ayrıca, Stanford Üniversitesi'ndeki araştırmacılar, yürümenin yaratıcılığı desteklediğini göstermiştir. Sağlığınız ve beyniniz ve dolayısıyla üretkenliğiniz için iyidir. İş günümü bölmek için öğle yemeği saatimde 30 dakika yürümeyi alışkanlık haline getirdim, ancak sizin için en uygun zamanı ve süreyi seçin.

10. Görevleri Tamamladığınız İçin Kendinizi Ödüllendirin

Diyelim ki bir görevi beklenenden yarım saat önce bitirdiniz. Yapılacak en verimli şey, bir sonraki işe hızlıca geçmek olurdu, değil mi? Yanlış.

Zamanında veya erken bitirdiğinizde kendinizi ödüllendirin. Bir kahve satın alın. Başarınızı tweetleyin. Doodle. Bir arkadaşınıza mesaj atın. Ya da sadece anın tadını çıkarın. Burada iyi davranışları ödüllendirme alışkanlığı yaratma fırsatınız var. Bu olumlu pekiştirme. Kendinizi yeni (ve planlanmamış) işlerle cezalandırmak yerine iyi yapılmış bir iş için ödüllendirirseniz, uzun vadede daha iyi sonuçlar göreceksiniz.

11. Uyku ve Gevşeme Zamanından Tasarruf Edin

Uyumak. İyi uykular. Yeterince uyu. Uykusuz kaldığında hiç kimse en üretken veya verimli değildir.

Ayrıca, her günün her anını rezerve etmeyin. Araştırma (çoğu Kıtlık: Neden Çok Az Means So Much kitabında açıklanmıştır kaynaklar tükendiğinde zihinsel bant genişliğinizin bir darbe aldığını gösteriyor. Bu kaynaklar zaman, para veya tamamen başka bir şey olduğunda doğrudur. Kıtlık yaşadığımızda, elimizden gelenin en iyisini yapmayı bırakırız ve kararlarımız ve eylemlerimiz zarar görür. Bu yüzden programınıza bolca hareket alanı vererek biraz gevşeklik oluşturun. Ve kendinize sadece olmak için planlanmamış bir zaman bırakın.

Son olarak, öz bakımı her zaman üretkenliğin önüne koymayı unutmayın. Önce kendine bakmazsan başkası için hiçbir şey yapamazsın!

Yazarın Diğer Yazıları

• Masanızın Seviyesini Yükseltin: Çift Monitör Kurulumunuzu Geliştirmenin 8 Yolu
• Neden Bir VPN'e İhtiyacınız Var ve Doğru Olanı Nasıl Seçersiniz?
• iOS 16'da iPhone'unuzun Kilit Ekranını Nasıl Düzenlersiniz?
• Apple'ın Canlı Metni: Bir Fotoğraftan veya Videodan Nasıl Kopyalanır ve Yapıştırılır
• Bulduğumuza Şaşırdığımız 7 Gizli iOS 16 Özelliği